Het valt in een drukke kantoorbaan niet altijd mee om een goed overzicht te behouden. Wij hebben vaak het gevoel tijd te kort te komen en de werkdruk is vaak hoog. Telefoon, e-mail, vergaderingen, afspraken buiten de deur, collega’s met een probleem, vragen van klanten. Alles lijkt soms tegelijk te komen. Aan het eind van je werkdag denk je bij je zelf, wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag. Je hebt geen voldaan gevoel, want wat je voorgenomen had om die dag te doen, is weer niets terecht gekomen.
Er is een oplossing voor: Timemanagement. Hierdoor krijg je echter niet minder werk, maar je behoud wel het overzicht en aan het eind van dag heb je in ieder geval het gevoel weer eens iets te hebben afgerond.
Hieronder 10 bruikbare tips:
- Begin eerst eens met je werkvoorraad te inventariseren. Wat ligt er allemaal aan projecten, taken, uitzoekwerk enz. Maak hier een lijst van, geef er een prioriteit aan (wat moet eerst en wat heeft minder haast) en een bepaald de tijd die er voor nodig is om het uit te voeren.Wij zijn geneigd om zaken die we lastig vinden minder prioriteit te geven en steeds maar uit te stellen. Doe dat nu eens niet en pak het gewoon aan (je zult zien dat het achteraf toch vaak meevalt en het sneller ging dan je gedacht had).
- Plannen, plannen en nog eens plannen. Plan niet alleen je vaste afspraken (intern overleg of een afspraak buiten de deur), maar ook taken uit je gemaakte lijstje die je moet afhandelen. Plan niet je hele agenda gelijk vol, maar hou dagelijks minimaal 1 uur vrij voor ad hoc zaken en plan minimaal 15 minuten vrij tussen je taken (kun je mooi even koffie halen of naar de toilet). Plan ook wekelijks minimaal 1 halve dag vrij voor het bijwerken van de planning en het actielijstje. Een groot project of taak altijd opdelen in kleinere deeltaken en deze apart plannen.
- Zet alle visuele en geluidsmeldingen uit van je e-mail. Zowel op je computer als op je telefoon. Zo wordt je niet continu afgeleid en kun je gewoon eerst je geplande taak afmaken. Plan vaste tijden om je e-mail/post en berichten te checken en verwen je collega’s en klanten nu eens niet met het feit dat je altijd binnen het half uur reageert. Als het wat langer duurt wennen ze hier vanzelf aan. Reactietijd van een halve tot een hele dag is ook vaak vroeg genoeg.
- Begin niet ’s morgens eerst gelijk met je mailtjes. Begin eerst met je eerste taak, werk deze 100% af en check je mail op vaste tijden tussen taken door en aan het einde van de dag nog een keer.
- Maak een afdruk van je weekplanning en leg deze op je bureau en streep dagelijks de taken af die je hebt afgehandeld (maar dat mag ook digitaal). Het geeft aan het einde van de week toch weer een goed gevoel om te zien wat je allemaal weer hebt afgewerkt.
- Neem de tijd om vragen van collega’s of klanten te beantwoorden en ga er niet gelijk mee aan de slag. Gewoon zeggen dat je er bijvoorbeeld uiterlijk morgen op terug komt. Zeker als er wat uitzoekwerk bij komt kijken, plan het dan gewoon in als taak en geef op een later tijdstip antwoord. Hou je hierbij wel altijd aan je afspraak. Lukt het niet, geeft tijdig aan dat je meer tijd nodig hebt.
- Ook al ben je nog zo druk. Zorg dat het duidelijk is wat anderen van je willen, aandachtig luisteren is hierbij belangrijk. Vraag door om zaken helder te krijgen. Zo kun je zaken sneller en efficiënter afwerken.
- Als je binnen een team samenwerkt met collega’s, probeer dan te voorkomen dat ze met elke nieuwe vraag weer aan je bureau staan of je gaan bellen. Beter is om ze de vragen te laten opsparen en 1 of 2x per week een vaste afspraak te maken om vragen te beantwoorden.
- Heb je vaak last van collega’s die steeds aan je bureau staan met niet werk gerelateerde zaken? Soms kan dat heel gezellig zijn, maar je werkt blijft dan wel liggen. Blijf dan niet zitten werken, maar ga eens staan achter je bureau. Dat wekt de indruk dat je weg moet naar een afspraak en je zult zien dat ze snel afdruipen.
- Maak vrijdagmiddag of anders maandagochtend weer een nieuwe weekplanning. Je zult zien dat taken zijn afgewerkt en zaken waar je niet aan toe bent gekomen schuiven door naar de nieuwe week.
Heb niet de illusie dat het door timemanagement plotseling minder druk wordt. Het werk zal blijven komen, maar je hebt wel veel meer overzicht en je krijg meer ‘rust’, werkplezier en voldoening in je werk.
Geef als eerste een reactie