Een nieuw contract implementeren
Als een contract voor het onderhoud van technische installaties in opdracht komt is het belangrijk dat deze op een goede manier wordt geïmplementeerd. Dat voorkomt dat later in de contractfase onduidelijkheden en/of discussies ontstaan. Dit zet anders de samenwerking en het partnership onder druk en is ongewenst. Het doel is uiteraard om aan alle verplichtingen en eisen die gesteld worden in de overeenkomst te voldoen en dat aan bij aanvang goed ingericht te hebben.
Het beste kan dit door een aparte implementatiemanager worden uitgevoerd. Er is vaak veel tijd mee gemoeid en zo wordt het uitvoerende klantteam ontlast en kan deze zich volledig richten op de operationele uitvoering.
De implementatie van een groot of complex contract (> € 1 mln.) kan soms een paar maanden in beslag nemen. Het is ook voor de OPDRACHTGEVER belangrijk om hier voldoende tijd voor beschikbaar te stellen. Het is namelijk ook in zijn belang dat e.e.a. goed wordt ingericht. De implementatietijd moet beschikbaar komen ruim VOOR de startdatum.
In de tenderfase wordt regelmatig de indien datum en/of gunningsdatum uitgesteld terwijl de startdatum blijft staan. Dat is ongewenst en vormt ook voor de OPDRACHTGEVER een groot risico.
Er blijft dan namelijk te weinig tijd om met name de storingsafhandeling goed in te richten en alle benodigde gegevens overgedragen te krijgen, systemen in te richten, de toegang te regelen en storingsdiensten en onderaannemers op te lijnen enz.
De kosten voor implementatie kunnen ook aanzienlijk zijn (tot wel 10-25% van de aanneemsom).
Veel opdrachtgever gaan ervan uit dat dit dan wel in de aanneemsom is opgenomen. Deze meerkosten spelen echter alleen in het 1e jaar en het is daarom niet reëel om deze kosten uit te smeren over de (soms korte) looptijd van het contract. Het is beter om deze kosten apart inzichtelijke te maken en na de implementatie te verrekenen.
Waaruit bestaat de implementatie?
Implementatie van onderhoudscontracten t.b.v. technische installaties bestaat uit het treffen van de noodzakelijke voorbereidingen die nodig zijn om interne en externe processen op te starten om aan alle voorwaarden van de overeenkomst te kunnen voldoen, zodat hier efficiënte operationele invulling aan kan worden gegeven door een toekomstig klantteam.
Verder is het van belang de transitie voor te bereiden voor de overgang bij de OPDRACHTGEVER naar een andere contractpartner. De OPDRACHTGEVER moet worden voorbereid op de komst van nieuwe contactpersonen, andere monteurs, andere werkmethoden en gewijzigde communicatielijnen.
De implementatiefase wordt ook gebruikt om de organisatie van de OPDRACHTGEVER beter te leren kennen, zoals de betrokken medewerkers en hun rol, de werkwijze, de procedures, de gedragsregels en de communicatielijnen om een gedegen basis te kunnen leggen voor de toekomstige samenwerking.
Tijdens een implementatiefase zal er sprake zijn van een intensieve uitwisseling en afstemming van gegevens. Gezien de vaak korte doorlooptijd zijn directe lijnen gewenst en is er behoefte aan een gesprekspartners van de OPDRACHTGEVER met voldoende mandaat om de juiste informatie te kunnen verstrekken en definitieve afspraken te kunnen maken.
De implementatiemanager is tijdens de implementatiefase het 1e aanspreekpunt voor de OPDRACHTGEVER en vertegenwoordigd hiermee de beheerorganisatie in woord en daad en is verantwoordelijk voor een efficiënte en soepele implementatie. De implementatiemanager kan tijdens de implementatiefase intern ondersteund te worden door de afdeling inkoop, functioneel beheerders ERP-systeem, Servicedesk en de bij de aanvraag betrokken tendermanager van de beheerorganisatie.
De implementatiemanager moet de bevoegdheden hebben om alle contractafspraken te maken op tactische en operationele niveau.
Tijdens de implementatie moeten zowel intern als extern zaken worden geregeld.
De volgende fasen kunnen hierbij van toepassing zijn:
- Verzamelen van gegevens
- Alle benodigde informatie te verzamelen die nodig is voor de inrichting van de systemen van de beheerorganisatie.
- Voorbereidende werkzaamheden
- Bepalen welke activiteiten en afspraken nog niet zijn vastgelegd in de verzamelde documenten en dus besproken en nader afgestemd moeten worden met de OPDRACHTGEVER.
- Inrichting van het ERP-systeem van de beheerorganisatie
- Alle administratieve afspraken vast te leggen en te borgen in de systemen.
- Inrichting van de storingsafhandeling
- Alle informatie te verzamelen en vast te leggen die nodig is om de storingsafhandeling op een efficiënte manier te laten verlopen en de gemaakte afspraken te borgen in de diverse systemen
- Inrichten van de samenwerking
- Eventuele onduidelijkheden in het bestek en/of overeenkomst bespreken en wegnemen. Ook kunnen extra wensen of eisen worden toegevoegd en aangevuld. Wijzigingen t.o.v. het bestek en/of overeenkomst moet schriftelijk worden vast gelegd en door beide partijen bevestigd.
- Inventarisatie op locatie
- Overdracht van gegevens om duidelijkheid te krijgen over de asset-gegevens, de huidige onderhoudsconditie van de elementen en het op orde zijn van de gebouwdossiers.
- Overdracht intern en extern
- Alle informatie en gemaakte afspraken die van belang zijn voor de uitvoering delen en borgen met zowel het interne klantteam als met de OPDRACHTGEVER
- Oplevering implementatie
- Afronding en evaluatie van de implementatie samen met de OPDRACHTGEVER om te bepalen of alle afspraken zijn nagekomen en de OPDRACHTGEVER tevreden is over het eindresultaat.
Al deze fasen moeten in detail worden uitgewerkt in een implementatieplanning. Tijdens al deze fasen moeten de gemaakte afspraken en verkregen informatie worden vastgelegd en geborgd in het ERP-systeem van de beheerorganisatie. De volgorde van deze fasen kan echter per contract verschillen en ook kan het nodig zijn aanvullende acties toe te voegen.
De kwaliteit van de implementatie is sterk afhankelijkheid van de volledige inzet en medewerking van de OPDRACHTGEVER, de aanwezigheid en overdracht van de benodigde informatie en de medewerking van de huidige onderhoudspartij en eventueel voorgeschreven onderaannemers.
De implementatie is succesvol als de juiste balans en invulling is gevonden tussen eisen, wensen en mogelijkheden binnen de overeenkomst.