Veel binnenklimaat klachten worden opgelost door symptoombestrijding. Even de thermostaat of de stooklijn wat hoger afstellen (als men het koud heeft) of de klep van het ventilatierooster wat dicht zetten (als men last heeft van tocht). Dit zijn echter maar tijdelijke oplossingen en het gevolg is vaak een hoger energieverbruik. De kosten voor het oplossen zijn dan ook vaak niet zo hoog (de monteur is ook zo weer weg), maar de gevolgkosten (die vaak niet gelijk zichtbaar zijn) kunnen hoog uitvallen.
De klachten worden ook lang niet altijd veroorzaakt door de klimaatinstallatie, maar wij ‘draaien’ er wel vaak aan om het probleem op te lossen. In veel gevallen hebben klachten (ook) een bouwkundige oorzaak.
Een facilitair medewerker of storingsmonteur heeft ook vaak geen tijd om gelijk uitgebreid onderzoek te doen, al zou dat eigenlijk wel moeten. Zeker als gelijksoortige klachten vaker optreden is gedegen onderzoek naar de oorzaak noodzakelijk. Dat begin eigenlijk al door de klacht(en) beter te inventariseren. Als meer gegevens bekend zijn, maakt dat de analyse achteraf een stuk makkelijker en kan de oorzaak sneller worden gevonden.
Alles begint natuurlijk bij een installatie die op de juiste wijze inbedrijf is gesteld en goed is te onderhouden. Als dat het geval is heeft het pas zin om e.e.a. te gaan inventariseren.
Eerst enkele tips om (onnodige) klachten te voorkomen:
- Gebruikers moeten op de hoogte zijn hoe de installatie bediend moet worden.
- Gebruikers moeten op de hoogte van de mogelijkheden (en onmogelijkheden) van de installatie -> M.a.w. wat waren de ontwerpcondities en uitgangspunten.
- Bij de indeling van kantoren (en bij kleine verbouwingen) moet vooraf rekening worden gehouden met de gevolgen voor klimaat, verlichting e.d.
- Het gebruik van kantoortuinen moet worden voorkomen.
- Verstorend gedrag (bv ongeoorloofde verstellingen/afplakken van ventilatieroosters) mag niet worden toegestaan en hierop moet actief gecontroleerd worden.
Zie ook: Binnen klimaatklachten (en hoe ze ontstaan).
Bij het melden van een klacht moet meer worden genoteerd als ‘het is te koud of het tocht hier’.
- Als eerste natuurlijk de datum, tijdstip en de naam van de melder.
- Verder de exacte locatie zoals adres, gebouw, verdieping en ruimte.
- Vervolgens een duidelijke omschrijving van de klacht en hoe deze wordt ervaren.
- De klacht kan gaan over het thermisch binnenklimaat, de luchtkwaliteit, licht en verlichting, maar ook geluidsoverlast en gezondheidsklachten.
- Maar ook waar precies in de ruimte wordt de klacht ervaren (bij deur, bij het raam of in het midden van de ruimte, onder een ventilatierooster enz.)?
- Als de temperatuur per ruimte kan worden geregeld, hoe hoog stond deze afgesteld? Bv bij ruimtethermostaten, thermostatische radiatorkranen.
- En hoeveel personen zaten er in de ruimte ten tijde van de klacht (m.a.w. was die ruimte wel geschikt voor zoveel personen)?
- Hoe was de klager eigenlijk gekleed (in vergelijking tot de rest van de personen)?
- Wanneer treedt de klacht eigenlijk op en op welk tijdstip (continu, alleen ’s morgens, alleen in de winter of in het voorjaar enz.)?
- Als er zonwering aanwezig is was deze bijvoorbeeld naar beneden gelaten (of juist niet)?
- Stond de deur of een raam open tijdens de klacht?
- Wat was de weersgesteldheid buiten tijdens de klacht (harde wind, vriezend weer of 30+ graden)?
- Is er een mogelijk relatie tussen ziekteverzuim en de klimaatklachten?
- Weet de gebruiker hoe de installatie en/of zonwering moet worden bedienen en wat de mogelijkheden (en onmogelijkheden) zijn van de installatie?
Allemaal punten die van belang zijn om te kunnen analyseren wat er aan de hand zou kunnen zijn.
Hieruit kan worden opgemaakt waar de oorzaak gezocht moet worden en hoe een verbeterplan kan worden opgesteld en klachten definitief kunnen worden opgelost.
- Is het mogelijk een bouwkundig probleem?
- Werd de ruimte verkeerd gebruikt (te veel personen/apparatuur)?
- Ging het om verkeerde bediening van klimaatregeling?
- Was er sprake van belemmering van de klimaatinstallatie of regeling waardoor deze niet goed kan werken (bv afgeplakte ventilatieroosters of stonden er kasten voor de radiatoren)?
- Waren er extreme weersomstandigheden die buiten de ontwerpcapaciteit van de installatie viel (bv >30 graden of kouden dan -10 graden buiten)
- Stond het klokprogramma van de installatie verkeerd afgesteld?
- Staat de klimaatinstallatie in een bepaald seizoen verkeerd afgesteld?
- Moeten gebruikers beter worden geïnformeerd over de werking en bediening van de installatie?
- Moeten er deurdrangers worden gemonteerd die zorgen dat deuren gesloten blijven?
Als de oorzaak is gevonden en is opgelost is het zaak om zorgen dat de klachten zich niet gaan herhalen. Dat kan door Duurzaam Beheer & Onderhoud te introduceren.
